Jak tworzyć dobre listy “to-do”?

Czy kiedykolwiek czułeś, że twoja lista zadań bardziej cię przytłacza, niż pomaga? Nie jesteś sam. Wielu z nas zmaga się z właściwym planowaniem codziennych obowiązków. Jednak tworząc listę zadań według odpowiednich zasad, możesz zmienić ją w potężne narzędzie produktywności. Oto 5 sprawdzonych zasad, które pomogą ci opanować sztukę planowania.

Zasada nr 1 – Planuj

Najważniejsze jest to, abyś listę zadań przygotowywał regularnie. Nie trzymaj rzeczy w głowie, nie polegaj jedynie na swojej pamięci. Samo zapisanie zadań i nadanie im priorytetów już wymaga od ciebie przeprowadzenia odpowiedniej analizy i zastanowienia się nad tym, co masz do zrobienia.

Nie chodzi więc tylko o to, co zapiszesz sobie na kartce czy w aplikacji. Liczy się już sam proces planowania, który zachodzi w twojej głowie i który porządkuje myśli i przekształca je w zadania do wykonania.

Paradoksalnie spędzenie 5 czy 10 minut na planowaniu pozwoli ci zaoszczędzić czas. W ciągu dnia nie będziesz kilkukrotnie zastanawiał się,co teraz robić – po prostu skorzystasz z listy. Posiadając plan, łatwiej będzie ci też później skupić się na konkretnym zadaniu – twój umysł niejako przejdzie automatycznie w tryb jego wykonania, bez martwienia się o inne rzeczy do realizacji, które “trzymasz w głowie”.

Zasada nr 2 – Układaj listę na następny dzień

Wyrób sobie nawyk planowania kolejnego dnia codziennie wieczorem – może to być konkretna godzina, a jeszcze lepiej, gdy jest to np. “po kolacji”, “po kąpieli” czy “przed położeniem się do łóżka”.

Gdy obudzisz się następnego dnia rano, będziesz miał od początku jasne i klarowne cele do wykonania. Sposób rozpoczęcia dnia jest bardzo ważny, nie trać poranka na zastanawianie się, co w zasadzie dziś powinieneś zrobić. Masz już gotową listę, po prostu zacznij realizować rzeczy, które tam sobie zapisałeś.

Wieczór jest też dobrym rozwiązaniem z tego powodu, że pozwoli ci podsumować dzień właśnie zakończony – zastanów się chwilę nad tym, co udało ci się wykonać, i doceń swoje sukcesy. W dłuższej perspektywie to właśnie te momenty poczucia dobrze wykonanego obowiązku dają ci motywację i są paliwem niezbędnym do dalszego działania.

Zasada nr 3 – Zadania mają być realne

Lista zadań ma obejmować rzeczy, które faktycznie jutro masz zrobić i na których realizację faktycznie masz szansę. Nie wypisuj 15 zadań, które “fajnie byłoby zrobić, bo już od dawna się o to proszą”. Lista niech będzie konkretna i krótka – maksymalnie 5 zadań.

Nie przerzucaj automatycznie na nową listę rzeczy, których nie udało ci się wykonać w mijającym dniu. Jeżeli coś w kółko przenosisz na kolejny dzień – zastanów się, czy to zadanie faktycznie musisz wykonać lub czy nie da się do niego podejść z nieco innej strony.

Tak fascynującego zadania jak np. wypełnić PIT nie przenoś wciąż na następny dzień aż do 30 kwietnia. Możesz sobie ustawić limit, że jakieś zadanie przenosisz na następny dzień, np. maksymalnie 3 razy. Potem albo z tego rezygnujesz, albo delegujesz lub po prostu zmuszasz się i od jego realizacji zaczynasz dzień.

W tym ostatnim przypadku, gdy w końcu ci się uda, satysfakcja z realizacji zadania da ci motywację do wykonywania kolejnych, znacznie przyjemniejszych rzeczy w ciągu reszty dnia.

Zasada nr 4 – Duże zadania dziel na mniejsze

Nie dodawaj na listę zadań, których realizacja zajmie ci więcej niż kilka godzin. KAŻDE z większych zadań da się podzielić na mniejsze. Przykładowo, jeśli jesteś dziennikarzem sportowym i chcesz zrealizować wywiad z zawodnikiem, nie dodawaj zadania “Zrobić wywiad z X”, ale rozbij to na kilka mniejszych:

• załatwienie numeru telefonu do X,
• umówienie się na wywiad z X,
• research do wywiadu z X,
• ułożenie pytań do wywiadu z X,
• rozmowa z X,
• spisanie wywiadu z X,
• dodanie wywiadu z X do WordPressa.

O wiele łatwiej będzie ci się zebrać do realizacji mniejszego zadania. Gdy je wykonasz, możesz je oznaczyć jako ukończone, co dodatkowo cię zmotywuje.

Zasada nr 5 – Zaczynaj od najważniejszego zadania

Nie dodawaj najgorszego/najtrudniejszego zadania na koniec listy. Raz, że przez cały dzień z tyłu głowy ciągle będziesz miał tę negatywną myśl, że najgorsze dopiero przed tobą, a dwa – oczywiste jest, że nie wszystko możesz przewidzieć.

W ciągu dnia może okazać się, że nagle priorytetowo musisz zająć się czymś innym – lepiej wówczas to konieczne do wykonania zadanie mieć już za sobą i nie musieć wracać do niego o np. 23:00.