Jak skutecznie koncentrować się na wybranym zadaniu?

Największym wrogiem naszej efektywności jest wielozadaniowość. Mitem jest stwierdzenie, że człowiek jest w stanie pracować nad kilkoma rzeczami jednocześnie. Produktywnym jest się, tylko będąc w całości skupionym na jednym zadaniu. Wszystko, co cię od niego odciąga, wpływa negatywnie na twoją efektywność.

Jest tylko jeden przypadek, gdy faktycznie z powodzeniem możemy wykonywać 2 rzeczy jednocześnie – wówczas, gdy jedną z nich robimy w pełni automatycznie, podświadomie. Przykładem może być np. czytanie gazety w trakcie jedzenia śniadania.

Jeżeli pracujesz nad dwoma zadaniami jednocześnie (np. piszesz artykuł i w międzyczasie odpisujesz na maile), wykonasz je nawet do 50% wolniej, niż gdybyś te czynności robił osobno. Ponadto tak naprawdę nie pracujesz nad dwoma zadaniami – twój mózg przełącza się między jedną a drugą czynnością, tracąc na to każdorazowo czas potrzebny na wdrożenie się w nowe zadanie. Jakby tego było mało, w ten sposób popełniasz więcej błędów, a także działasz mniej kreatywnie.

Co jest trudnego w wyeliminowaniu wielozadaniowości? Może nie do końca zdajesz sobie z tego sprawę, ale twoja praca jest nieustannie przerywana. Każde takie oderwanie zakłóca twoje skupienie nad wykonywanym zadaniem i w konsekwencji bardzo negatywnie wpływa na twoją produktywność.

Jak duży jest to problem, pokazują wyniki badań (m.in. Uniwersytetu w Kalifornii) opublikowane w artykule zamieszczonym w “Washington Post”.

Wnioski są wręcz zatrważające:

Przeciętnie pracownik biurowy zmienia zadania lub jego praca jest przerywana co 3 minuty i 5 sekund.
Powrót do skupienia nad przerwanym zadaniem może zająć nawet do 23 minut i 15 sekund.
W skali USA marnuje się rocznie 28 miliardów godzin, co kosztuje gospodarkę tego kraju 1 kwintylion (1 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000) dolarów.
Aż 40-60% czasu pracowników jest marnowanego. Dodatkowo notuje się spadek motywacji, spowodowany brakiem realizacji zakładanych celów i niską produktywnością.

Trudno z tymi liczbami dyskutować, prawda?

Żeby poprawić swoją efektywność, twoim celem musi być taka organizacja środowiska pracy, w którym będziesz mógł być maksymalnie skupiony na wykonywanym zadaniu. Odciągają cię od tego:

powiadomienia o nowych e-mailach,
SMS-y,
rozmowy telefoniczne,
komunikatory internetowe (np. Messenger, WhatsApp, Slack),
współpracownicy (i przełożony), pojawiający się przy twoim biurku,
media społecznościowe,
zebrania firmowe.

Oczywiście nie oznacza to, iż masz nagle przestać rozmawiać przez telefon czy odpisywać na maile. Nie, chodzi o nierobienie tego w sytuacji, gdy pracujesz nad konkretnym, wymagającym pełnej koncentracji zadaniem, np. gdy piszesz artykuł.

Aby być produktywnym, musisz być skupiony. Nie będziesz skupionym jeżeli co chwila twoja praca będzie przerywana.

W jaki sposób możesz się bronić przed przerywaniem pracy?

Wyłącz powiadomienia

Jesteś najprawdopodobniej wręcz zalewany powiadomieniami – nowa rozmowa, wiadomość e-mail, do tego ktoś zaczął cię śledzić na Twitterze czy skomentował coś na Facebooku. Powiadomień dostajemy coraz więcej, a w dodatku możemy je już otrzymywać nawet na zegarek. Lada moment, a włączy się w to także nasza inteligentna lodówka, informując o końcu masła… Oczywiście wszystko dla naszego dobra :-)

Na szczęście obrona przed powiadomieniami jest całkiem prosta – musisz je po prostu wyłączyć. Uruchom teraz odpowiednie aplikacje (na komputerze oraz telefonie), przejdź do sekcji ustawień i wyłącz powiadomienia. Zrób to dla klienta poczty oraz mediów społecznościowych, jak Twitter, Instagram czy Facebook.

Powyższe rozwiązanie może ci się wydać dziwne i początkowo dość radykalne. To dlatego, że pewnie do tej pory o tym nie pomyślałeś – wszak przecież po to są smartfony, aby być ciągle na bieżąco. Rozumiemy twoje wątpliwości. Jeżeli nie jesteś przekonany, możesz zrobić tak: wyłącz powiadomienia, potraktuj to jako eksperyment i daj sobie tydzień na sprawdzenie, jak wpłynie to na twoją produktywność. Szczerze zdziwimy się, jeżeli będziesz tęsknił za powiadomieniami…

Gdy wyłączysz powiadomienia, możesz (wręcz powinieneś) oczywiście dalej korzystać z poczty czy mediów społecznościowych. Rób to jednak wtedy, kiedy masz na to czas i ochotę. Możesz wręcz zaplanować, kiedy sprawdzasz pocztę i ustalić, że np. Twittera przeglądasz tylko na komórce i robisz to w drodze z/do pracy (zakładając, że nie kierujesz samochodem…). Social media nie są z natury złe, one przeszkadzają tylko wtedy, kiedy wyskakują, gdy akurat próbujesz robić coś innego.

Jeżeli podejrzewasz, że sporo czasu tracisz z powodu mediów społecznościowych czy przeglądania nic niewnoszących treści w internecie, zainteresuj się aplikacją Rescue Time. Program działa w tle twojego systemu operacyjnego (Mac, Windows, Android, Linux) i analizuje, w jaki sposób korzystasz z komputera/komórki.

Już po kilku dniach od zbierania danych jesteś w stanie określić, ile czasu marnujesz, co najczęściej rodzi chęć zmiany tego stanu rzeczy. Rescue Time pomaga i w tym – możesz ustalić sobie konkretne cele czy limity korzystania z wybranych stron/aplikacji.

Powiadomienia wyłączone? Jeśli tak, możesz przejść dalej.

Ogranicz rozmowy telefoniczne

No pięknie… nie wolno mi nawet rozmawiać przez telefon?

Oczywiście, że to nie tak. Rozmowy telefoniczne to nieodzowny element pracy, jednakże – tak jak we wszystkim – niezbędny jest umiar.

Abonament z nielimitowanymi rozmowami to świetna wiadomość dla twojego budżetu, niestety nieco gorsza dla twojej produktywności.

Na pewno nieraz miałeś taką sytuację. Pracujesz nad projektem, nagle dzwoni kolega/koleżanka i godzinę później odkładasz słuchawkę, zastanawiając się, na czym to skończyłeś. Jeżeli zdarza ci się to sporadycznie, to nie ma katastrofy, gorzej, jeżeli tak wygląda prawie każdy twój dzień.

Co możesz zrobić?

Zastanów się, czy nie lepiej wykorzystać maile. Oczywiście nie chodzi tutaj o zaniechanie wszystkich rozmów w tej formie, ale o zwyczajną codzienną komunikację. O ile napisanie maila zmusza do przemyślenia treści i sformułowania wniosków, o tyle w rozmowach telefonicznych często druga strona zapoznaje się z całym procesem myślowym, co rzadko kiedy jest niezbędne. Dodatkowy plus jest taki, że maile są mniej inwazyjne (wyłączyłeś powiadomienia, prawda?).
Jeśli już odbierasz telefon, a jesteś zajęty, już na początku grzecznie poinformuj swojego rozmówcę, że masz ograniczony czas. Podaj rzeczywisty powód, np. pracujesz nad artykułem, który musisz oddać na czas. W większości wypadków nieco ograniczy to zapędy drugiej strony do poruszania niepotrzebnych tematów, a w razie czego możesz też interweniować, przypominając o konieczności powrotu do zajęć.
Prawdziwą plagą mogą być telefony od telemarketerów. Otrzymuje je każdy z nas – a to oferta karty kredytowej, a to nowy (lepszy) abonament czy innym razem badanie opinii publicznej. Wbrew pozorom, gdy odbierzesz taki telefon i poinformujesz o braku zainteresowania, tracisz znacznie więcej czas niż tylko 1-2 minuty. Pamiętasz badania z początku rozdziału? Powrót do kreatywnego zadania może cię kosztować nawet 20 minut!
Jak zmniejszyć liczbę tego typu rozmów? Polecamy: ustaw blokadę połączeń z numerów zastrzeżonych.

Jak skupić się w biurze?

Najczęstszym stosowanym dziś układem w biurach jest tzw. open space – czyli jedno wspólne pomieszczenie, w którym znajduje się wiele stanowisk pracy. Jest to rozwiązanie, które wpływa pozytywnie na współpracę pomiędzy pracownikami – cementuje zespół, ułatwia komunikację i podwyższa morale. No, przynajmniej w teorii…

W praktyce open space bywa jednym z największych wrogów produktywności, czego powodami są bezustanny hałas oraz współpracownicy, albo wciąż przechodzący obok, albo wręcz nieustannie zagadujący cię na wszelakie tematy. Ma to oczywiście swój klimat, przestajesz go jednak doceniać, kiedy masz coś ważnego do zrobienia i wymaga to twojej całkowitej koncentracji.

Według Jasona Frieda (m.in. twórcy Basecampa, jednego z najlepszych na świecie narzędzi do pracy grupowej oraz autora bestsellerowych książek poświęconych produktywności) najczęstszym problemem w biurach są tzw. M&M’s, czyli Managers and Meetings (menedżerowie i spotkania).

Problem efektywności pracy w biurze powinien przede wszystkim martwić osoby na stanowiskach kierowniczych, jednakże nawet jako szeregowy pracownik możesz spróbować zmienić kilka rzeczy. Wciąż wiele będzie zależało od twojego przełożonego i współpracowników, najgorzej jest jednak siedzieć bezczynnie i czekać na zmiany.

Co więc możesz zrobić?

Pokaż swojemu przełożonemu i kolegom zalinkowany wcześniej artykuł z “Washington Post” i na jego bazie zasugeruj dyskusję nad wprowadzeniem tzw. time locks. Jest to rozwiązanie popularne zwłaszcza w branży IT, ale sprawdzi się wszędzie, gdzie w pracy wymagane są kreatywność i skupienie. Idea polega na ustaleniu godzin ciszy, podczas których każdy zajmuje się swoimi rzeczami i zabronione są rozmowy. Początkowo może to brzmieć absurdalnie, ale warto spróbować – dla eksperymentu można wybrać tylko jeden dzień w tygodniu, np. wtorek 9:00–11:00. Warto wybrać godziny poranne, gdyż wtedy większość osób jest najbardziej produktywna.
Załóż słuchawki. Po pierwsze, nieco odizolujesz się w ten sposób od hałasu, a po drugie – inne osoby będą mniej chętne przerywać ci, gdy masz słuchawki na uszach. Pamiętaj oczywiście o robieniu sobie przerw i niesłuchaniu muzyki zbyt głośno ;-)
Zwróć uwagę, w jakich godzinach pracuje ci się najlepiej. Każde biuro ma swój rytm i niektóre okresy są zawsze bardziej zwariowane od innych. W praktyce najspokojniej może być np. wcześnie rano (6:00–8:00) lub wręcz przeciwnie – na koniec dnia czy wieczorem. Gdy będziesz miał do wykonania ważne, wymagające skupienia zadanie, zaplanuj je właśnie na ten czas.
Możliwe, że w biurze są jakieś spokojniejsze pomieszczenia typu np. rzadko używana salka konferencyjna. Jeżeli masz taką możliwość, korzystaj z niej – oczywiście nie przez cały dzień, ale w momentach, gdy potrzebujesz wyciszenia. Jeżeli twoje biurko znajduje się w mało spokojnym miejscu, możesz też poprosić przełożonego o przesunięcie je w inne miejsce, odpowiednio to motywując i najlepiej wskazując możliwe rozwiązania.
Zastanów się nad częściową pracą zdalną. Jest to coraz popularniejsze rozwiązanie, pracuje w ten sposób mnóstwo dziennikarzy, blogerów czy specjalistów ds. marketingu. Jeżeli twój przełożony nie wyrazi na to zgody, a w twoim biurze nie ma nigdzie spokoju, może chociaż dasz radę wyskoczyć na 2 godziny do pobliskiej kawiarni, by tam popracować nad projektem?

Jak widzisz, w sporej liczbie przypadków wymagana jest kooperacja z przełożonym. Zanim z nim porozmawiasz, zaplanuj sobie, jakich argumentów użyjesz. Twoja produktywność jest też w interesie twojego szefa, jednakże musisz mu to powiedzieć w odpowiedni sposób. Nie używaj szantażu czy oskarżeń typu “tutaj nie da się pracować!”. Istnieje duże ryzyko, że twój przełożony zinterpretuje to jako bezpośredni zarzut “jesteś fatalnym szefem!”.

Wypróbuj edytory “Distraction-Free”

Każdy autor ma swój ulubiony edytor tekstu. Jedni w codziennej pracy wykorzystują Worda, drugim wystarcza prosty notatnik, a jeszcze inni tworzą artykuły on-line w Google Docs czy edytorze WordPressa. Niezależnie od tego, do której grupy się zaliczasz, warto mieć świadomość, że rynek edytorów tekstu dynamicznie się rozwija i powstają coraz to nowe aplikacje, które w zamyśle mają usprawnić proces pisania.

Niemałą rewolucję na rynku wywołał kilka lat temu iA Writer – pozornie bardzo prosty edytor, dopracowany jednak w każdym szczególe, tak by pomóc autorowi w pełni skupić się na tekście. Służyć mają temu minimalistyczny interfejs czy użyteczne skróty klawiaturowe, które praktycznie eliminują konieczność korzystania z myszki. Lista funkcji jest o wiele dłuższa, odsyłamy do oficjalnej strony po szczegóły.

Niniejsze słowa są z kolei pisane w edytorze o nazwie Typora:

Aplikacja jest dostępna za darmo na systemy Windows, Mac oraz Linux. Pisanie jest naprawdę bardzo wygodne – interfejs jest minimalistyczny, a poznanie kilku prostych skrótów klawiaturowych pozwala na osiągnięcie w zasadzie dowolnego formatowania treści w ułamku sekundy.

W każdym momencie można sprawdzić statystyki tekstu (w tym ile czasu zajmie jego przeczytanie), a także aktualny spis treści (tworzony automatycznie, na bazie nagłówków). Dostępne są też różne skórki, w tym do pracy nocnej.

Praca w tego typu edytorach jest naprawdę wygodna i efektywna, zwłaszcza jeżeli przejdzie się w tryb pełnoekranowy. Początkowo może być ci trudno o zmianę przyzwyczajeń, ale gra jest warta świeczki.

Pracuj w sesjach

Zadania, jakie realizujesz w ciągu dnia, w dużym uproszczeniu dzielą się na dwie grupy:

Twórcze – wymagające kreatywności, poświęcenia czasu na wejście w temat i pełnego skupienia. Najbardziej oczywistym przykładem jest napisanie dłuższego artykułu.
Mechaniczne – mniej wymagające, robione niejako w sposób automatyczny, typu napisanie prostego maila czy nawet krótkiego newsa.

Pracując, staraj się nie skakać pomiędzy nimi. Scalaj ze sobą i załatwiaj za jednym zamachem zadania drugiego typu, np. sprawdź skrzynkę pocztową, odpowiedz na 4 maile z rzędu, potem napisz post w mediach społecznościowych itd.

Planuj czas, który poświęcisz na aktywności wymagające twojego pełnego zaangażowania i kreatywności.

Zarezerwuj sobie np. kilka sesji po 30 minut na napisanie danego tekstu i w tym czasie staraj się całkowicie skupić tylko na tym zadaniu. Wykorzystaj porady przedstawione wcześniej i zminimalizuj ryzyko przerwania ci pracy przez jakiekolwiek powiadomienia. Wycisz telefon, wybierz taki czas i miejsce, gdy jest najmniejsza szansa, że przeszkodzą ci osoby trzecie. Gdy zaczniesz pracować – wyłącz się i nie myśl o niczym innym.