Specjalista ds. kontaktów zagranicznych
1. Tłumaczenie pisemne wszelkich materiałów i dokumentów związanych z zapasami z języka polskiego na i angielski oraz z języka angielskiego na język polski.
2. Współpraca i prowadzenie bieżącej korespondencji z UWW oraz federacjami zagranicznymi.
3. Współpraca z działem szkolenia w zakresie przygotowania wyjazdów zagranicznych (zawody międzynarodowe, zgrupowania międzynarodowe).
4. Współpraca z działem szkolenia w zakresie przygotowania wyjazdów krajowych dla ekip zagranicznych (tzw. CAMPY).
5. Organizowanie wyjazdów zagranicznych obejmujące:
· potwierdzenie z działem szkolenia terminów wyjazdów, ilości osób wyjeżdżających z podaniem ich funkcji, środków lokomocji i trasy przejazdu,
· rezerwacja biletów (PKP, PŻB, LOT, PKS) oraz wykup tych biletów zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami (ustawa o zamówieniach publicznych), zwrot niewykorzystanych biletów, oraz archiwizacja ofert,
· załatwienie całokształtu spraw dotyczących wniosków wyjazdowych wraz z czynnościami towarzyszącymi (w tym preliminarz kosztów),
· współpraca z Dyrektorem Sportowym przy opracowaniu imiennego składu szerokiego i ostatecznego ze sprawdzeniem ważności paszportów osób wytypowanych na wyjazd,
· przygotowanie wniosków wizowych i załączników według wymogów ambasad,
· współpraca z organizatorem imprez zagranicznych, ze szczególnym uwzględnieniem potwierdzeń udziału w imprezie, zgłoszeń imiennych i ilościowych, powiadomień organizatora o przyjeździe ekipy,
· prowadzenie i aktualizacja danych w programie UWW Athena, mi.in. wprowadzanie zawodników, planów podróży, zakup licencji dla sędziów, trenerów i zawodników;
· sporządzenie i przekazanie kierownikowi ekipy, dokumentów wyjazdowych;
· zamawianie noclegów w kraju dla ekip wyjeżdżających/wracających,
· sprawdzanie i opisywanie pod względem merytorycznym faktur i rozliczeń z wyjazdów,
· archiwowanie akt poszczególnych imprez zagranicznych.
6. Prowadzenie rejestru paszportów.
7. Prowadzenie kartotek osobowych wszystkich wyjeżdżających, licencji zawodniczych i sędziowskich.
8. Realizacja procesu przyznawania obywatelstwa sportowego.